Kas oled kogenud büroo koordinaator? Kas sul on kogemusi bürootöö planeerimisel, koordineerimisel ja haldamisel? Kas oled inimene, kellele meeldib suhelda? Kas sulle meeldiks töötada Põhja- ja Baltimaade koostöö arendamise nimel? Otsime oma Tallinna esindusse büroo koordinaatorit. Pakume väljakutsuvat ja tähendusrikast ametikohta rahvusvahelises keskkonnas, kuhu kuuluvad kolleegid nii Põhjamaadest kui Balti riikidest.
Aita meil arendada Põhja- ja Baltimaade koostööd liitudes meie meeskonnaga!
Töö kirjeldus
Pakutaval ametikohal oled osa Tallinna kollektiivist ja vastutad kontori administratiivtöö eest. See hõlmab kohtumiste korraldamist, protsesside planeerimist, arvete ja lepingute käsitlemist, kontori inventari eest hoolitsemist ning kontori igapäevaste administratiivsete tegevuste juhtimist. Samuti on sul oluline roll Põhjamaade saatkondadele suunatud rahvusvahelises koostööprogrammis, kus vastutad kontaktide haldamise, statistiliste andmete kogumise ja sujuva suhtluse eest lepingupartneritega. Töötad Eesti ja Põhjamaade partneritega, luues partnerlusi, millest saavad kasu kõik osapooled. Töö eeldab reisimist nii Eestis kui Balti- ja Põhjamaades.
Bürootöö koordineerimine:
- Esinduse planeerimisprotsesside koordineerimine, näiteks tööplaanide, kalendrite, projektide ja partnerite vahelise suhtluse korraldamine.
- Kohtumiste korraldamine, kalendrite ja aruandluse haldamine.
- Arvete ja teiste sarnaste finantsdokumentide käsitlemine.
- Esinduse töötajatele tugiteenuste pakkumine, et tagada esinduse tõhus toimimine, näiteks bürootarvete ja kontori inventari haldamine, kirjavahetuse korras hoidmine, meililistide ja kutsete ettevalmistamine.
- Ürituste kajastamine esinduse sotsiaalmeedias ja veebilehel.
Põhjamaade saatkondade koostööprogrammi koordineerimine:
- Andmete kogumine ja visuaalsete materjalide koostamine (kaardid, aruanded).
- Lepingute, aruannete ja meililistide haldamine.
- Programmiga seotud tekstide koostamine või ülevaatamine.
Nõutav kvalifikatsioon
- Bakalaureuseastmega võrdväärne kõrgharidus.
- Asjakohane töökogemus büroo juhtimise, administreerimise või finantside valdkonnas, näiteks avaliku sektori programmides, rahvusvahelistes organisatsioonides või mittetulundusühingutes.
- Dokumenteeritud koordineerimise, planeerimise, aruandluse või suhtluskanalite haldamise kogemus.
- Inglise ja eesti keele suuline ja kirjalik oskus professionaalsel tasemel.
- Teadlikkus ja arusaam põhjamaistest väärtustest.
- Võime ja soov töötada meeskonnas, mis hõlmab erineva taustaga, eri soost ja erinevate poliitiliste vaadetega inimesi, jäädes erapooletuks ja objektiivseks.
- Paindlikkus, struktureeritus ja võime töötada tähtaegadest tingitud surve all.
Soovituslik kvalifikatsioon
- Muude keelte oskus, eelkõige mõne skandinaavia keele oskus.
- Asjakohane rahvusvaheline töökogemus.
- Kehtiv B-kategooria juhiluba.
- Canva või mõne teise kujundusprogrammi kasutamise oskus.
Mida me pakume
- Tähendusrikast ametikohta Põhjamaade ja Balti riikide koostöö vallas Tallinnas, sealhulgas paindlikkust ja vabadust ülesannete kavandamisel ja kujundamisel.
- Kaunist töökohta Tallinna vanalinnas.
- Konkurentsivõimelist tasustamispaketti, s.h 35 kalendripäeva põhipuhkust, sporditoetust, tervisekindlustuspaketti.
Põhjamaade Ministrite Nõukogust
Põhjamaade Ministrite Nõukogu on Põhjamaade valitsuste ametlik koostöövorm. Peaministrite visiooni järgi on Põhjamaade regioon 2030. aastaks kõige kestlikum ja paremini lõimunud piirkond maailmas. Põhjamaade Ministrite Nõukogu koostöö peab teenima seda eesmärki. Eesti esindus töötab Põhjamaade ja Balti riikide koostöö arendamise nimel, keskendudes sisukale koostööle valitsusasutuste, kodanikuühiskonna, erasektori ja akadeemiliste ringkondade vahel kõikjal Põhjamaades ja Eestis. Kokku on Eestis umbes kümme töötajat; lisaks Tallinna põhiesindusele on väike kontor Tartus ja Narvas.
Palun saada oma CV (kuni viis lehekülge) ja motivatsioonikiri (kuni üks lehekülg) inglise keeles hiljemalt 17. jaanuaril 2025 aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.. Kasuta e-kirjas märksõna „büroo koordinaator“.
Lisainfo saamiseks võta ühendust: See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..
Palun panna tähele, et intervjuud võivad toimuda jooksvalt reklaamiperioodi jooksul ja et protsess võib sisaldada asjakohaseid ametialaseid teste.